Privacybeleid

1. Wie we zijn

TaxiFlow is een dienst van:

2. Wanneer TaxiFlow verwerkingsverantwoordelijke is en wanneer we verwerker zijn

TaxiFlow treedt doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer we persoonsgegevens verwerken voor onze eigen bedrijfsdoeleinden, zoals het beheren van onze website, behandelen van contactverzoeken, verkoop, ondersteuning, facturering, beveiliging, productbeheer en verbetering van onze eigen website en administratie.

Wanneer TaxiFlow software, apps, boekingssystemen, dispatchsystemen, dashboards of gerelateerde platformdiensten levert aan taxibedrijven of andere zakelijke klanten, bepaalt het vervoersbedrijf waarom en hoe gegevens over passagiers, boekingen, chauffeurs en personeel worden gebruikt en is het verwerkingsverantwoordelijke voor die operationele verwerking. TaxiFlow verwerkt deze gegevens volgens de gedocumenteerde instructies van het bedrijf en de verwerkersovereenkomst. Het bedrijf verzorgt vervoer, tarieven, chauffeurs, privacyinformatie voor passagiers en verzoeken over zijn ritten. TaxiFlow is een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen verkoop-, contract-, facturerings- en platformbeveiligingsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens we kunnen verzamelen

Afhankelijk van het gebruik van onze diensten kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identiteits- en contactgegevens, zoals naam, telefoonnummer, e-mailadres en bedrijfsgegevens
• Bewijs van aanvaarding van zakelijke offertes en overeenkomsten, waaronder naam, functie en e-mailadres van de vertegenwoordiger, tijdstip van aanvaarding, aanvaarde tekst en versie, checksums, IP-adres en browserinformatie
• Account- en profielgegevens, zoals inloggegevens, rechten, rollen, instellingen en verificatiestatus
• Boekings- en vervoersgegevens, zoals ophaaladres, bestemming, boekingstijden, ritnotities, tariefgegevens en boekingsgeschiedenis
• Chauffeurs- en voertuiggegevens, zoals naam van de chauffeur, status, beschikbaarheid, voertuiginformatie en locatiegegevens wanneer relevante functies worden gebruikt
• Communicatiegegevens, zoals ondersteuningsverzoeken, e-mails, formulieren, operationele sms-berichten en correspondentie
• Technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, logbestanden, sessiegegevens en informatie voor probleemoplossing
• Facturerings-, betalings- en transactiegegevens wanneer relevante diensten worden gebruikt

4. Boeken zonder vooraf in te loggen

TaxiFlow kan gebruikers toestaan een boeking te maken zonder eerst in te loggen. De gebruiker kan dan een boeking versturen door de voor de rit benodigde informatie op te geven, zoals telefoonnummer en boekingsgegevens.

Om de boeking te beheren, ritupdates te versturen, dubbele gegevens te beperken, de continuïteit te behouden en later toegang tot de boekingsgeschiedenis mogelijk te maken, kan de boekingsdienst automatisch een klantprofiel of account aanmaken dat is gekoppeld aan het opgegeven telefoonnummer en de bijbehorende boekingsinformatie, ook als de gebruiker vooraf geen traditioneel registratieproces heeft doorlopen.

5. Telefoonnummer en toegang via OTP

Waar ondersteund kunnen gebruikers later toegang krijgen tot hun boekingen, ritgeschiedenis of gerelateerde accountgegevens door hun telefoonnummer te verifiëren met een eenmalige code (OTP).

We gebruiken telefoonnummerverificatie en toegang via OTP om de identiteit van gebruikers te helpen bevestigen, accounttoegang te beschermen en onbevoegde toegang tot boekingsinformatie te beperken.

6. Hoe we persoonsgegevens gebruiken

Voor gegevens waarvoor TaxiFlow verwerkingsverantwoordelijke is, behandelen we aanvragen, contracten, facturering, ondersteuningscorrespondentie, platformbeveiliging en wettelijke verplichtingen.

Voor passagiers-, boekings-, chauffeurs-, personeels- en locatiegegevens waarvoor een vervoersbedrijf verantwoordelijk is, voert TaxiFlow uitsluitend de functies voor boeking, rittoewijzing, berichten, accounttoegang, ondersteuning, beveiliging, back-up en verwijdering uit volgens de instructies en verwerkersovereenkomst van dat bedrijf. Het vervoersbedrijf bepaalt waarom deze operationele gegevens worden gebruikt en verzorgt zijn passagiers en ritten. TaxiFlow gebruikt deze gegevens niet voor zelfstandige marketing of vervoersbeslissingen.

7. Rechtsgrond voor verwerking

Voor onze eigen gegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerken we gegevens voor zover nodig voor een zakelijke overeenkomst, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen zoals platformbeveiliging, of toestemming wanneer vereist. Het vervoersbedrijf bepaalt de rechtsgrond voor zijn verwerking van passagiers- en chauffeursgegevens; TaxiFlow voert die verwerking volgens zijn instructies uit.

Waar toestemming vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde niet-noodzakelijke cookies of optionele communicatie, kun je die toestemming op elk moment intrekken.

8. Hoe we persoonsgegevens delen

Waar nodig kunnen we persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

• onze klanten en hun bevoegde beheerders wanneer TaxiFlow als platform voor hun bedrijf wordt gebruikt
• aanbieders van hosting, infrastructuur, cloud-, communicatie-, berichten-, beveiligings-, analyse-, betalings- en technische diensten
• professionele adviseurs, accountants, juridische vertegenwoordigers en overheidsinstanties wanneer wettelijk vereist of nodig om rechten en veiligheid te beschermen
• zakelijke wederpartijen bij een fusie, herstructurering, financiering, overname of verkoop van activa voor zover wettelijk toegestaan

Stripe wordt gebruikt voor de eigen opstart- en abonnementsfacturering van TaxiFlow. Stripe-betalingen van passagiers vallen niet onder deze verklaring.

We verkopen geen persoonsgegevens.

9. Internationale doorgifte van gegevens

Sommige dienstverleners of technische subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de EU/EER verwerken. In dat geval gebruiken we een toepasselijk doorgiftemechanisme en waarborgen volgens de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

10. Bewaartermijnen van persoonsgegevens

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat voor het doel nodig is. Zakelijke overeenkomsten en bewijs van aanvaarding worden tijdens het contract bewaard en daarna zolang nodig om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen volgens toepasselijke verjaringsregels. Boekhoudgegevens worden bewaard zoals wettelijk vereist. Operationele persoonsgegevens die we voor een taxibedrijf verwerken, worden teruggegeven of verwijderd volgens de verwerkersovereenkomst en gedocumenteerde instructies van die klant. We bewaren boekingsgegevens niet uitsluitend omdat facturen moeten worden bewaard.

Bewaartermijnen kunnen verschillen naargelang het soort gegevens, zoals ondersteuningsgegevens, boekingsgegevens, klantaccounts, verificatielogs, beveiligingslogs, klantovereenkomsten of boekhoudgegevens.

11. Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder toegangscontroles, rechtenbeheer, verificatieprocessen, logging, monitoring, veilige ontwikkelpraktijken en systeembeschermingsmaatregelen die passen bij de betrokken risico’s.

Geen enkele overdrachts- of opslagmethode is echter volledig veilig. We kunnen geen absolute veiligheid garanderen.

12. Je rechten

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kun je het recht hebben te verzoeken om:

• inzage in je persoonsgegevens
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
• verwijdering van persoonsgegevens
• beperking van de verwerking
• bezwaar tegen bepaalde verwerking
• overdraagbaarheid van gegevens waar van toepassing
• intrekking van toestemming wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd

Je kunt ook het recht hebben een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Wanneer TaxiFlow verwerkingsverantwoordelijke is, reageren we doorgaans binnen één maand na ontvangst op een verzoek om je rechten uit te oefenen. Als de wet verlenging toestaat omdat het verzoek ingewikkeld is of er veel verzoeken zijn, kunnen we tot twee extra maanden nodig hebben. We informeren je in de eerste maand en leggen de reden voor de verlenging uit. Verzoeken over gegevens waarvoor een taxibedrijf verantwoordelijk is, sturen we zonder onnodige vertraging door naar dat bedrijf.

13. Verzoeken om account- en gegevensverwijdering

Waar TaxiFlow toegang tot accounts of profielen ondersteunt, kunnen gebruikers om verwijdering verzoeken na verificatie van de accounttoegang, waaronder via telefoonnummer en OTP waar van toepassing.

Omdat sommige gebruikers voor het eerst met TaxiFlow in contact komen door te boeken zonder vooraf in te loggen, kunnen verwijderingsverzoeken ook betrekking hebben op een profiel of account dat automatisch bij de eerste boeking is aangemaakt en aan het opgegeven telefoonnummer is gekoppeld.

Als je je account of profiel wilt laten verwijderen, kun je dit via de app aanvragen waar die functie beschikbaar is, of contact met ons opnemen viainfo@taxiflow.io.

Voor boekingsgegevens van vervoersbedrijven sturen we verzoeken door of stemmen deze af met het verantwoordelijke bedrijf en handelen we volgens zijn rechtmatige instructies. Voor gegevens waarvoor we zelf verantwoordelijk zijn, verwijderen of anonimiseren we na validatie van een verzoek persoonsgegevens die niet langer bewaard hoeven te worden. Bepaalde informatie moet mogelijk gedurende een beperkte periode worden bewaard om juridische, beveiligings-, fraudepreventie-, boekhoudkundige, geschilbeslechtings-, operationele of regelgevende redenen.

14. Cookies en soortgelijke technologieën

TaxiFlow kan cookies en soortgelijke technologieën gebruiken om de website te beheren, beveiliging te behouden, voorkeuren te onthouden, gebruik te analyseren en de gebruikerservaring te verbeteren. Bekijk onsCookiebeleidvoor meer informatie.

15. Privacy van kinderen

Onze diensten zijn niet bedoeld om bewust persoonsgegevens van kinderen te verzamelen in strijd met de toepasselijke wetgeving. Als je denkt dat persoonsgegevens van een kind onjuist zijn verwerkt, neem dan contact met ons op zodat we dit kunnen onderzoeken.

16. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze diensten, wettelijke eisen of gegevensverwerking weer te geven. De nieuwste versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd.

17. Contact